为规范和加强学校信访工作，保障教职工的合法权益及学校的正常工作秩序，根据有关规定，结合学校实际，特制定本制度。
一、信访接待的原则
坚持“分级负责、归口管理”的原则。院长办公室是学院信访接待的主管部门，负责接待要求面见领导的来访群众，对来信、来电、来访反映的问题和情况，除关系重大的需报有关领导阅批外，其余均按问题性质分别归口转给有关单位负责调查处理。
二、信访接待的程序
1、对于群众来信，分管人员要及时拆封，邮票、邮戳应保存完整，在编号登记后，按性质转有关部门处理。对于比较重要的信访，由办公室主任（副主任）阅后报请主管领导批示后再办。属于纪检监察性质的问题，应会同纪检监察部门认真检查处理，并及时查问结果。对于来访者，应视情况做好接待登记，视情况处理。
2、学校实行院领导接待日制度，每周三下午2：30-4：30为院领导接待日，倾听教职工对学校工作的意见，及时解决教职工工作、生活中的有关问题；其他时间需要约院领导面谈者，提前到学院办公室预约登记。
三、信访接待的职责
1、信访接待人员应遵照国家政策、法令、学院规章制度，处理群众来信和接待来电、来访工作，实事求是地处理，对于来访者，要做到热情周到、耐心细致。对属于检举性质的，对检举人的身份要严格保密。处理信访要及时、认真，不得推诿、积压，做到件件有落实，事事有结果。
2、来电、来访者要求在规定的时间内回复的，要及时处理并回复，并将回复内容存档。
四、信访督办
信访接待部门接受来信来访后，按工作职责归口转有关部门处理，并对处理情况跟踪了解、督办。对久拖未决的事项，要督促有关部门及时处理，并向分管院领导汇报，由分管领导责成有关部门尽快解决。
五、附则
本制度的最终解释权归院长办公室所有。本制度自2016年05月31日起生效实施，本制度生效后，原有的信访接待制度自动失效，学校或学校各机构与信访接待相关的规章制度与本制度规定不一致的，均以本制度的规定为准。